Wir suchen Dich!
Programm- / Teamassistenz (m/w/d)

Das sind wir

newVation ist der Experte für Know-how-Vermittlung und spannende Jobs im Energie- und Infrastruktur-Sektor. Wenn du Dynamik und Herausforderungen suchst, finden wir sie für dich: mit einer projektbezogenen Anstellung bei Deutschlands attraktivsten und innovativsten Anbietern.

Deine Aufgaben

Bereit für eine spannende Reise durch die Welt der Organisation und Teamkoordination? Wir suchen eine Programm- / Teamassistenz (m/w/d), die mit ihrem Organisationstalent und ihrer kommunikativen Stärke dazu beiträgt, reibungslose Abläufe im Projektumfeld sicherzustellen und die Welt ein wenig grüner zu gestalten.

Deine Mission umfasst:

• Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
• Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
• Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten.
• Veranstaltungsmanagement
• Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitern Terminorganisation
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen
• Mitarbeitern (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Unterstützung bei der Anlage von IT-Tickets im Ticketsystem Heat
• Unterstützung und Überarbeitung von Prozessdarstellungen und Richtlinien
• Durchführen von Bestellvorgängen im SAP für Waren und Dienstleistungen
• inkl. deren Abrechnung
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern
• und extern
• Pflege der Ablage/Dokumentation
• Besuchermanagement – Empfang und Betreuung von nationalen und
• internationalen Besuchern
• Berichtswesen
• Vorbereitung von Foliensätzen für interne Stakeholder
• Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und
• Erinnerung der Verantwortlichen
• Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs
• Durchführung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitenden

Dein Profil

• Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch
• Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 2 Jahren)
• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau
• Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
• für Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch Arbeit im vergleichbaren Umfeld von 4 Jahren)
• Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)

Das bieten wir

• New Work: hybrides Arbeiten
• individuelle Konditionen: besonderes Gehaltspaket, unbefristeter Arbeitsvertrag und 30 Urlaubstage
• Benefits: betriebliche Krankenversicherung (bKV mit Zahnzusatzversicherung und stationärer Versorgung), betriebliche Altersvorsorge (bAV mit hoher Arbeitgeberförderung), JobRad, Corporate Benefits
• Zuschuss: Fahrtkostenpauschale, BahnCard, Zweitwohnungszuschuss
• Weiterentwicklung: individuelle Weiterentwicklungsprogramme, training on the job und workshops
• Events: regelmäßige Teamevents, Firmenfeiern und networking events

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbungsunterlagen!